Actividad de romper el hielo - Resumen de experiencia

Problemas encontrados

La elaboración de reglas no fue clara, el proceso de prueba del juego no fue suficiente y no se tomó en serio, lo que llevó a modificar las reglas sobre la marcha.
La recepción de suministros fue demasiado tarde y faltaba personal de gestión especializado.
La asignación de personal y la entrega de tareas se realizaron demasiado tarde.
El personal no entendía las reglas / no cumplía con su trabajo correctamente, carecía de sentido de equipo y de conciencia del tiempo.
Algunas reglas del juego eran demasiado complicadas, lo que hizo que el ambiente se volviera sombrío.
El fotógrafo no recibió capacitación, la foto grupal no incluyó a todos, la calidad de la fotografía / grabación del evento fue deficiente.
No se designó a una persona responsable de tomar decisiones en caso de situaciones imprevistas.
Antes de comenzar la actividad, no se prepararon los accesorios necesarios.
Cada grupo que participaba en la actividad tenía que repetir las reglas.
Se omitió la persona encargada de llevar el puntaje general.
Después de la actividad, había muchos papeles impresos tirados en el lugar, pero en realidad había bolsas de basura cerca.
El orden de los platos durante la cena fue incorrecto, lo que hizo que todos sintieran que la cantidad de comida era escasa.

Cómo mejorar

Dos semanas antes

Al menos dos semanas antes, convocar a los miembros del personal para una reunión de planificación, discutiendo los siguientes puntos:

Consultar los materiales de años anteriores para elaborar el flujo general de la actividad, las reglas del juego y las reglas de puntuación (lo más simple y comprensible posible).
Obtener o comprar suministros (preparar algunos bocadillos en los puestos de actividad para evitar el hambre).
Asignar tareas al personal, designar a una persona responsable de la actividad, un encargado de la gestión de suministros y un encargado de puntuación general, estableciendo un sistema de recompensas y castigos claro.
Preparar planes para diferentes situaciones (lluvia, preparación de medicamentos, etc.).

Una semana antes

Probar las reglas del juego (no solo una vez).
Verificar los suministros y corregir cualquier deficiencia.

Un día antes

Empaquetar los regalos.
Preparar música de fondo para la actividad (juegos, ceremonia de entrega de premios, etc.).
Publicar las reglas (el personal solo debe responder preguntas sobre las reglas).
Preparar el lugar para tomar la foto grupal, familiarizarse con las condiciones de iluminación del lugar y tener baterías adicionales para las cámaras.
Preparar los accesorios del lugar antes de la actividad.

Durante la actividad de romper el hielo

Enfatizar la hora de inicio, comenzar puntualmente sin retrasar a la mayoría debido a personas que llegan tarde.
Personal:
- Ser responsable y cumplir con las tareas asignadas, no abandonar el puesto sin permiso.
- Después de completar las tareas propias, ayudar a otros puestos si es necesario.

Después de la actividad de romper el hielo

Organizar la limpieza del lugar.
Contar los suministros y llevarlos de vuelta al laboratorio.

Cena

Servir postre / ensaladas antes de la cena, durante este tiempo, los participantes pueden presentarse.
No ofrecer solo una botella de cola como bebida, es mejor ofrecer cola + jugo de naranja.
Servir el plato principal primero (para saciar el hambre), alternando platos de carne y verduras.

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